¿Ya cuentas con sistemas que te
ayudan a administrar tu
empresa o negocio ?

Ofrece la capacidad de administrar los productos y servicios que facturas, fijar y modificar sus valores, crear productos con valores variables y si tienes distintas unidades de negocio puedes fijarles distintos valores en cada una. También puedes gestionar la información de tus clientes y facturar.

Para facturar puedes emitir facturas electrónicas de varios tipos (según la normativa): Puedes generar facturas sencillas o normales de productos y servicios, productos AIU, mandato, facturar para exportación (en diferentes divisas).

El proceso de facturación, generación y envío de la factura electrónica es muy rápido, sucede en segundos, rOot Suite es un sistema muy fácil de usar y flexible para facilitarte este proceso, ya que sea que factures permanentemente como esporádicamente.

Según lo establecido por el Estatuto tributario, deben facturar electrónicamente:

• Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
• Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
• O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero
  • Con más de un establecimiento de comercio
  • Explotación de intangibles
  • Usuarios aduaneros
  • Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación - RST

NOTA: El valor de la UVT para 2022 es $38.004

Los eventos son:

• Acuse de recibo
• Recepción de mercancía
• Aceptación de la factura electrónica

Si, debe generarse el documento electrónico correspondiente y transmitirse a la DIAN para su validación y registro.

Estos eventos debe realizarlos el comprador o adquirente ante su proveedor tecnológico, independientemente de que sea otro proveedor tecnológico ante quien el facturador electrónico haya generado la factura electrónica.

Estos eventos son para las facturas electrónicas cuya forma de pago sea a crédito, es decir, no se reciba el pago de contado en el momento de la emisión de la misma. Es decir, estos eventos habilitarán la factura electrónica como título valor para hacer exigible su pago y poder ser negociada a través de factoring, si el facturador electrónico lo desea.

A partir del 13 de Julio de 2022 estos eventos son exigibles y obligatorios para que la factura electrónica correspondiente pueda soportar los costos y gastos y poder efectuar las deducciones en los impuestos descontables correspondientes.

Si, a través del mismo sistema puedes realizar los dos tipos de facturas.

Si, el POS es un documento equivalente que todavía se encuentra vigente y puede ser emitido. No obstante, debes tener en cuenta que las operaciones que realices cuyo valor supere 5 UVT deben ser facturadas electrónicamente y también, si tu cliente o adquirente requiere factura electrónica para soportar sus costos y gastos (independientemente del valor) también debes emitirla.

Si. El POS electrónico se encuentra dentro de la hoja de ruta de la DIAN y muy pronto deben sacar una resolución para reglamentarlo jurídica y técnicamente. No obstante, debes tener en cuenta que las operaciones que realices cuyo valor supere 5 UVT deben ser facturadas electrónicamente.

Si, si adquiriste las soluciones integradas, el inventario se actualiza mediante las ventas que realices a través de la facturación, ya sea POS o electrónica y también el abastecimiento del inventario se actualiza cuando realizas pedidos a través del mismo sistema y haces la recepción en el mismo una vez recibes la mercancía en físico.

Si, el sistema te permite crear bodegas, establecimientos y cajas en los mismos y hacer traslados entre estos de mercancía para poder surtir y realizar tus ventas.

Si, el sistema permite hacer el cierre y consultar el estado de las cajas para facilitar el control, también cuenta con múltiples reportes que facilitan la gestión de tu negocio.

El sistema incluye también reportes de ventas por distintos criterios, reportes de inventario, valorización de inventario, entre otros.

De acuerdo a la DIAN, el documento soporte de nómina electrónica respalda los pagos o abonos en cuenta que se generan por una relación laboral o legal y reglamentaria y se compone por los valores devengados en la nómina, los valores que se deducen y el valor total de diferencia de estos mismos. Es el comprobante en versión electrónica que le soporta al empleador los anteriores pagos y deducciones de nómina y que lo habilita para poder descontarlos de tu declaración de renta.

El documento soporte de nómina electrónica no es el reemplazo del desprendible de nómina que recibe el trabajador por cuanto el documento soporte de nómina electrónica es el soporte para el empleador y no del ingreso del trabajador, sin perjuicio de que también se le envíe al trabajador para su conocimiento.

Se genera uno por cada liquidación mensual de la nómina y para que sea válido, debe remitirse electrónicamente a la DIAN a través de un proveedor tecnológico autorizado. Una vez generado y validado por la DIAN se puede enviar al trabajador.

A través de rOot Suite puedes gestionar tus trabajadores, sus contratos, liquidar la nómina, adicionar las novedades correspondientes y generar y transmitir la nómina electrónica a la DIAN, ya que nosotros (Neia SAS) somos proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.

rOot Suite HRS es un sistema de recursos humanos a la medida de micro y pequeñas empresas, te permite puedes gestionar la información de tus empleados, contratos, cargos, liquidar la nómina para los periodos requeridos, generar preliquidaciones automáticamente, registrar todas las novedades y emitir la nómina transmitiendo el documento soporte de nómina por cada trabajador y las notas de ajuste, en caso de que las haya.

Se envía la información del empleador, del trabajador, cada uno de los rubros que componen el devengado y las deducciones de la nómina, además de las novedades de nómina correspondientes.

Adicionalmente se debe tener en cuenta los conceptos emitidos por la DIAN respecto al pago de cesantías, pagos y abonos en cuenta relacionados y originados por la relación laboral y legal con el trabajador para soportar debidamente los costos y gastos.

Es importante aclarar que la nómina electrónica no es una obligación, sin embargo, si no generas la nómina electrónica no podrás deducir los pagos a tus trabajadores ni relacionados con la relación laboral de tu declaración de renta o de la de tu empresa y adicionalmente podrías incurrir en algunas de las sanciones establecidas por el estatuto tributario respecto a proporcionar la información requerida a las autoridades en esta materia ( Estatuto tributario Art 651 )

La resolución de la DIAN únicamente establece un plazo de 10 días a partir de la terminación del mes al que corresponde la nómina para enviarla a la DIAN. Los días, de acuerdo a la normativa colombiana, deben contarse como días hábiles. Si lo envías extemporáneamente podrías incurrir en algunas de las multas o sanciones establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario

En caso de que la nómina se haya enviado con algún error, se podrá utilizar el recurso de las notas de ajuste o notas de ajuste de eliminación para corregir su contenido, o eliminar la transmisión realizada, ya que estas modificaciones obedecen al curso normal de la nómina y efectuar el ajuste no genera ninguna multa o sanción, excepto si no se realiza oportunamente y la administración inicia un proceso de revisión.

De acuerdo a la Resolución DIAN 013 del 11 de febrero de 2021, el documento soporte de pago de nómina electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA (Impuesto sobre las Ventas), lo cual también se establece en el Artículo 771-2 del ET (Estatuto Tributario).

De acuerdo a la DIAN, el documento soporte de nómina electrónica respalda los pagos o abonos en cuenta que se generan por una relación laboral o legal y reglamentaria y se compone por los valores devengados en la nómina, los valores que se deducen y el valor total de diferencia de estos mismos.

En Colombia los obligados a implementar o cumplir con la nómina electrónica son todos los contribuyentes que deben realizar pagos o abonos en las cuentas que se deriven por una vinculación o relación laboral o legal y reglamentaria y por los pagos a los pensionados que tengan a su cargo, además quienes necesiten soportar los costos y las deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA en el caso que aplique.

Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica, es decir, este documento será el soporte de la cuenta de cobro emitida por el no obligado a facturar.

El comprador o adquirente será quien debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.

Actualmente existe la obligación de generarlo manualmente y a partir de agosto 1 de 2022 será un documento electrónico transmitido a la DIAN para su validación previa a la emisión en las condiciones establecidas por la misma entidad.

El proveedor o vendedor del bien o prestador del servicio no tiene obligación de expedir factura electrónica de venta, el comprador o adquirente podrá generar el documento soporte de adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente para soportar la transacción y soportar los costos, deducciones, o impuestos descontables.

Si, ante la DIAN, a través de los servicios de facturación electrónica o también la empresa puede generar el envío del documento al contratista.

Si, la contabilidad cuenta con el catálogo contable tanto para NIIF como para la DIAN.

Si, la contabilidad permite tener centros y subcentros de costo y de ingreso.

Si, a través de las plantillas se puede realizar esta parametrización.

Si, a través de archivo de texto plano puedes cargar esta información al sistema. Solo se debe seguir la plantilla para la carga de la información.

• Contables: Balance General, PyG, Libro Auxiliar, Libro Diario, Libro Mayor y Certificados de retenciones
• Entidades del gobierno: Reportes de medios magnéticos
• Ver y generar balances de comprobación y aprobar balance de cada período contable
• Generación de todos los reportes en excel y algunos en texto plano y PDF

Debes enviarnos los siguientes documentos:

• RUT actualizado, completo y tal cual se descarga de la DIAN.
• Copia de la cédula de la persona (o representante legal)
• Cámara de comercio (para personas jurídicas)
• Indicar la cantidad de trabajadores
• Por último, debes seleccionar el plan o indicarnos la cantidad de documentos o trabajadores (según el servicio requerido) e indicarnos si deseas incluir algún servicio adicional como capacitación, plantilla, entre otros

A partir del envío de los documentos, se generará el contrato y la factura para pago. Desde ese momento se habilitará el servicio en un par de días o en un plazo máximo de una semana. Depende mucho de la rapidez con que nos envíes los documentos y algunos correos electrónicos que provienen de la DIAN, los cuales permiten que quedes asociado con nosotros como tu proveedor para poder realizar las pruebas ante la DIAN por ti y también asociar tu resolución de facturación con nuestro sistema.

No es del todo necesario, si se tiene un sistema propio y dicho sistema tiene esta capacidad de conectarse a la DIAN, no requiere un operador intermediario, sin embargo, si no se cuenta con lo anterior para transmitir la nómina, la DIAN ha autorizado y establecido un conjunto de empresas aliadas que cumplen con los requisitos establecidos por ella misma para apoyar a las empresas e individuos que deben cumplir con esta obligación.

Nuestro sistema rOot Suite te permite cumplir con el requisito de emitir la factura electrónica previamente validada por la DIAN, nómina electrónica y demás documentos electrónicos, ya que nosotros (Neia SAS) somos proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.

Sí es posible cambiarse de proveedor tecnológico, y también se pueden tener varios al tiempo, es decir, por cada resolución de facturación electrónica se podría tener un proveedor tecnológico diferente o también para los diferentes documentos electrónicos, es decir: facturación electrónica, documento soporte de nómina electrónica, documento soporte de adquisiciones electrónico, y RADIAN, entre otros.

Nuestro sistema rOot Suite te permite cumplir con el requisito de emitir la factura electrónica previamente validada por la DIAN, nómina electrónica y demás documentos electrónicos, ya que nosotros (Neia SAS) somos proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.

No, los usuarios son ilimitados y no tienes que pagar nada más por crear nuevos usuarios.

Puedes adquirir un nuevo plan, ya sea el mismo u otro con distinta capacidad.

Si, mientas tengan un plan vigente, puedes solicitar un plan de mayor capacidad y solamente pagar el excedente.